第一章 总则
第一条 为规范山西省晋商文化基金会（以下简称“本基金会”）理事长办公会议事方式与决策程序，保障理事长办公会合法有效地行使职权，依据《山西省晋商文化基金会章程》（以下简称《章程》），制定本议事规则。
第二条 如遇因国家法律、法规及规范性文件颁布和修订，以及《章程》的修改，致使本议事规则的内容与上述法律、法规、规范性文件及《章程》的规定相抵触，理事会应及时召开会议修订议事规则。在理事会召开正式会议修订议事规则之前，议事规则中前述涉及相抵触内容的条款自动失效，按国家有关法律、法规、规范性文件和《章程》的规定执行。
第二章 理事长办公会
第三条 理事长办公会由5—9名成员组成。理事长办公会成员由理事长提名，常务理事会审定。
根据会议议题需要，必要时可以邀请有关人员列席会议。
第四条 理事长办公会履行下列职责：
（一）提出理事长、常务副理事长、副理事长、秘书长、理事候选人；提出拟聘任名誉理事长、顾问候选人；
（二）审议拟提交理事会、常务理事会审议议案（草案）；
（三）落实理事会、常务理事会决议，检查决议落实情况；
（四）负责理事会、常务理事会闭会期间日常工作，处理突发性的重大事件；
（五）决定理事会授权的业务活动，包括资金的筹集、管理和使用，以及一般性资助、资金运作等活动；
（六）决定人员聘用及薪酬等事项；
（七）提出设立办事机构、分支机构、代表机构方案；
（八）理事会授予的其他职权。
第三章 会议召开程序
第五条 理事长办公会根据工作需要不定期召开。会议通知应当提前三日通知到理事长办公会全体成员。
在特殊情况下，本基金会召开理事长办公会的通知可不受前述期限的限制。
会议由理事长召集和主持。理事长不能履行职责时，由理事长授权的常务副理事长、副理事长或秘书长负责召集会议。
第六条 理事长办公会应向理事长办公会成员提供足够的资料，包括会议议题的相关背景材料和有助于办公会成员理解有关议题的信息和数据。
第七条 理事长办公会应当有过半数的理事长办公会成员出席方可举行。
第八条 理事长办公会成员原则上应当亲自出席理事长办公会。因故不能出席会议的，应当书面委托其他理事长办公会成员代为出席。
委托书应当载明：
（一）委托人和受托人的姓名；
（二）委托人的授权范围；
（三）委托人和受托人的签字、日期等。
受托理事长办公会成员应当向会议主持人提交书面委托书，并应当在授权范围内行使理事的权利。理事长办公会成员未出席会议，亦未委托代表出席的，视为放弃该次会议上的投票权。
第四章 审议与表决
第九条 会议主持人应当逐一提请出席理事长办公会的成员对各项提案或事项发表明确的意见。
理事长办公会成员就同一提案或事项重复发言，发言超出提案或事项范围，以致影响其他成员发言或者阻碍会议正常进行的，会议主持人应当及时制止。
除征得全体与会成员的一致同意外，理事长办公会不得就未包括在会议通知中的提案或事项进行表决。
第十条 理事长办公会成员应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表意见。
第十一条 提案或事项经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会成员对提案或事项逐一分别进行表决。会议表决可以采取举手表决的方式，也可以采取投票表决的方式。
理事长办公会成员的表决意向分为同意、反对和弃权。与会成员应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关与会成员重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。
第十二条 理事长办公会应当严格按照本基金会《章程》的授权行事，不得越权形成决议。
第十三条 理事长办公会主持人可根据情况，做出休会决定和续会安排。
第十四条 理事长办公会成员议事，非经会议主持人同意中途不得退出，否则视同放弃本次表决权利。
第五章 理事长办公会会议记录、会议纪要
第十五条 理事长办公会应当对会议所议事项的决定作出会议记录、理事长办公会决定（决议），与会成员应当代表其本人和委托其代为出席会议的成员，对会议记录和决议进行签字确认，并对会议的决定（决议）事项承担责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该理事长办公会成员可以免除责任。
理事长办公会会议记录、决定（决议），作为基金会档案由理事会办公室保存。
第十六条 理事长办公会会议记录包括以下内容：
（一）会议名称和召开的时间、地点、方式；
（二）会议召集人和主持人；
（三）理事长办公会成员亲自出席和受托出席的情况；
（四）会议审议的提案、每位成员对有关事项的发言要点和主要意见；
（五）每项提案的表决方式和表决结果。
第六章 附则
第十七条 本规则未尽事宜，应当依照有关法律、法规、规范性文件和《章程》的规定执行。
第十八条 本规则解释权属于本基金会理事会。
第十九条 本规则经本基金会理事会审议通过后生效。